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河南检察职业学院公文处理规定
2011-11-16 00:00   司法管理系 审核人:

河南检察职业学院公文处理规定

第一章 总 则

第一条 为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化,进一步提高工作效率和公文质量,根据《最高人民检察院公文处理办法》,参照《国家行政机关公文处理办法》和《河南省检察机关公文处理规定》,结合学院实际情况,制定本规定。

第二条 河南检察职业学院公文(包括纸质文件和电子公文)是学院在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书,是依法治院和进行院务活动的重要工具。公文包括上级部门和院外各单位来文、学院向上级部门和院外各单位的发文,学院向院内各单位的发文,院内各单位向学院呈送的请示、报告等。??

第三条 公文处理是加强领导、提高学院工作质量和效率的重要环节之一。学院领导及各职能部门应高度重视公文处理工作,模范遵守本规定并加强对本单位公文处理工作的指导和检查,相互配合和协商,提高工作效率和质量,公文的处理包括公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到规范、及时、准确、安全。

第五条 学院公文管理工作体制,采取集中统一领导与分级负责处理保管的原则。学院办公室 ( 以下简称学院办 ) 是学院公文处理的管理机构,负责学院的公文处理工作并指导各职能部门的公文处理工作。学院各部门设专人具体管理本部门日常公文处理工作。

第六条 办公室主管学院的公文处理工作,各部门负责本部门的公文处理工作。文秘工作人员应当忠于职守、保守秘密、作风严谨,具有相应的业务知识和工作能力。

第二章 公文种类

第七条 公文种类主要有:

(一)报告 适用于向上级汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级的询问和要求。

(二)决定 适用于对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关部门和人员,变更或撤销职能部门不适当的决定事项。

(三)通告 适用于在一定时间和范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)规定、规则、细则 适用于对特定范围内的工作制定具有约束性的措施。

(五)意见、办法 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(六)通知 适用于发布规定;传达领导机关和领导同志指示;下发领导同志重要讲话、重要工作报告;转发有关文件材料;交办工作;传达需要周知或者执行的事项;任免人员。

(七)通报 适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神和情况。

(八)请示 适用于向领导机关、领导同志请求指示、批准。

(九)函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

(十)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文部门署名和印章、成文日期、附注、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记、二维条码等部分组成。

(一)保密等级和保密期限 涉密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”级公文应当标明份数序号。保密期限视公文内容确定,标注于保密等级之后。

(二)紧急程度 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”;紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)发文机关标识 由发文部门全称或规范化简称组成,也可以由发文部门全称或者规范化简称加“文件”组成。联合行文,主办部门名称排列在前,或者按照规范顺序排列。

(四)发文字号 由发文部门代字、发文年度和发文顺序号组成,发文字号应当标注于发文标识下方。联合成文,只标明主办部门发文字号。本部门内部行文原则上不编号。

(五)签发人 上报公文应当注明签发人、会签人姓名。

(六)公文标题 一般由发文部门名称、公文主题和文种组成。会议通过的文件,应当在标题之下、正文之上标明会议名称和通过日期。

(七)主送机关 指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化的简称、统称。

(八)正文 公文的主体,用来表述公文的内容。

(九)附件 公文如有附件,应当注明顺序号和名称。批转性文件的批语和被批转件均属正文,不得作为附件。

(十)发文部门署名 应用部门全称。

(十一)成文日期 应当以领导签发的日期为准;联合行文的,以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。向党委部门报送公文的成文时间应使用阿拉伯数字标注;向政府部门报送公文和检察机关行文成文日期使用汉字标注。

(十二)印章 除会议纪要外,公文应当加盖发文部门印章。印章应与署名相符。

(十三)印发传达范围 没有标明主送部门的文件,印发传达的范围可加括号标注于成文日期左下方。

(十四)附注 公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。

(十五)主题词 公文应当标注主题词。向党委、政府报送的公文应分别按照党的机关公文主题词表、国务院公文主题词表进行标注;学院内部行文暂不使用主题词。主题词位于抄送机关上方,无抄送机关的,位于印制版记上方。

(十六)抄送机关 除主送部门外的其他需要告知公文内容的机关。应使用全称或者规范化简称、统称。

(十七)印制版记 由公文制发部门名称、印发日期和份数组成。

(十八)二维条码 包括公文基本信息,可对公文进行基本描述的二维数据载体,应当在制发公文时印刷或粘贴。

第四章 公文版头的主要形式和适用范围

第九条 学院公文版头主要形式及适用范围如下:

(一)《×××文件》(豫检学发〔××××〕×号)

——用于传达贯彻党的路线、方针、政策和领导机关部署,进行重要工作部署,下发带有全局性的重要决定、指示、通知、通报等。

(二)《×××(请示、报告、通知)》(豫检学文〔××××〕×号)

——用于向领导机关请示、报告工作和下发的专项工作的决定、指示、通知、通报。涉及综合工作的,发文字号用“豫检学文〔××××〕×号”;涉及专项工作的,发文字号用“豫检学文×〔××××〕×号”。

(三)《×××办公室文件》(豫检学办发〔××××〕×号)

——根据学院主要领导授权,用于就某一项重要工作的安排意见;印发需要下发的院长办公会、学院党政联席会研究某项重要工作的会议纪要;贯彻落实上级机关办公厅(室)有关工作部署的意见、决定、规定;按照学院领导要求,以办公室名义就某一项重要工作作出安排的意见、通知等。

(四)《×××办公室(请示、报告、通知)》(豫检学办文〔××××〕×号)

——根据学院主要领导授权用于下发召开各类会议的通知;以办公室名义发布通报、规定;向上级机关办公厅(室)报告、请示工作;转发上级机关办公厅(室)的文件。

(五)《×××××部、处、室(通知、请示、报告)》(豫检学×文〔××××〕×号)

——用于学院内设机构就主管工作发文。

(六)《×××》(豫检学函〔××××〕×号、豫检学×函〔××××〕×号)

——用于与不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,提出请求批准事项等。以学院名义的函,发文字号用豫检学函〔××××〕×号或豫检学办函〔××××〕×号,以部门名义的函,发文字号用豫检学×函〔××××〕×号。

(七)《××××××会议纪要》

——用于记载会议主要精神和议定事项。包括《×××党政联席会会议纪要》、《×××院长办公会会议纪要》等。

第五章 行文规则

第十条 行文应当确有必要,注重实效,坚持少而精,行短文。

(一)通过口头、电话、信函等形式能够解决的问题,不再印发文件;凡是可以用办公室文件解决的问题,不印发学院文件;可以用白头文件解决的问题,不印发正式文件。

(二)对上级下发的文件,如果没有规定要求和具体的贯彻执行意见,不发一般性的转发通知。

(三)内容大致相近的文件,要归纳为一个文件下发。

(四)会议文件,一般不以文件印发。

(五)各种调查报告、典型经验等,一般不行文印发。

第十一条 学院发布公文,应当根据隶属关系和职权范围确定行文关系。学院内设部门之间,必要时可以联合行文。

第十二条 向上级机关行文,应当主送一个上级机关,如需其他相关的上级机关阅知,可抄送。不得越级向上级机关行文,尤其是不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关。

第十三条 向上级机关的报告,一般不下发。

学院各内设机构未经本院领导同志同意或授权,不得越过本院向上级主管部门请示重大问题。

第十四条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式。请示应当标注联系人和联系电话。

“报告”不得夹带请示事项。

第十五条 凡属学院各部门范围内的工作,应由各部门行文;需要冠以“经院领导同意”或“经院领导批准”等字样的,必须按审批程序履行审批手续。

第六章 公文收文和发文办理

第十六条 公文收文办理主要包括:公文签收、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序。

(一)签收 收到有关公文并以签字或盖章的方式给送交人以凭据。签收公文应当逐件清点,如发现问题,应当及时查询,并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。电子文件签收以计算机记录为准。

(二)登记 将发文机关、发文字号、标题、主送机关、密级、份数、收文时间及处理情况逐项填写清楚。

(三)分发 根据来文内容或者来文单位的要求,以及收文的有关规定,将公文及时分送有关领导和部门。

(四)传阅 根据院领导批示或者授权,按照一定的程序将公文送有关院领导和部门阅知或者批示。传阅公文一般应当按院领导同志排列顺序顺传,特殊情况下也可以跳传。需紧急办理的公文,在送承办部门办理的同时,复印传阅。院领导在公文上的批示需其他领导和有关部门阅知的,要及时送阅。公文传阅应当登记,随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。领导之间一般不横传公文。

(五)拟办、批办 办公室对需要办理的公文提出办理意见,并提供必要的背景材料,呈请分管院领导批示或者视情况直接交有关部门研办。需要两个以上院领导同志批示的,按领导排列顺序倒转。需要两个以上部门办理的,应当指明主办部门。紧急公文应当提出办理期限。对不符合规定的上报公文,办公室可以说明理由退回呈报单位。

(六)承办 需要办理的公文,承办单位应当抓紧办理,不得延误、推诿。凡属承办部门职权范围内事项,承办部门应当提出明确意见;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应当主动与有关部门协商,共同提出明确意见,送分管领导审批。对不属于本部门职权范围的,应当及时向批办院领导说明;办公室直接交办的,应当说明理由退回办公室。

(七)催办 对办理中的公文应进行督办、催办。紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,做到件件有结果,并采取适当方式及时向领导反馈办理情况。

(八)办理公文涉及其他单位的,应当主动与相关单位协商。

第十七条 公文发文办理主要包括:公文的起草、审核、签发、登记编号、印制、用印和分发等程序。

(一)公文的起草 涉及学院工作全局的综合性公文,由学院综合部门负责起草,涉及具体业务工作的公文由相关业务部门负责起草。

重要公文的起草应当进行调查研究和充分论证。在重要会议上的讲话稿,事先召开有关会议集体讨论审定;其他院领导讲话稿报院主要领导审定或者在有关会议上讨论审定。院领导在部门工作会议上的讲话以及调研、座谈会中的即席讲话,需正式印发的,由领导同志本人审定,并报院主要领导审阅。

起草公文应当做到:

1、符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及有关规定。

2、情况确实,观点明确,条理清晰,文字精练,字词和标点准确规范。

3、公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职责和与主送部门的行文关系确定。

4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应写明具体的年、月、日,年份应写全称。

5、应用、公布统计数据,以统计部门的数据为准。

6、应当使用国家法定计量单位。

7、结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。

8、公文中使用简称的,第一次出现时应使用全称,并在括号内注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9、公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他的应当使用阿拉伯数字。一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。在同一公文中数字的使用前后应一致。

(二)公文的审核 以学院名义印发的规范性文件的公文,由办公室负责核稿;其他公文由起草部门指定专人进行核稿。严格实行公文分层把关责任制。各部门负责人对拟发公文要认真审核,并签署姓名,承担责任。需要呈送院领导签发的公文未经审核,院领导不予签发。

公文审核的内容:

1、是否确需行文;

2、报批程序是否符合规定;

3、内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律、法规,是否完整准确地体现发文部门的意图,是否同现行有关学院工作公文相衔接;

4、涉及有关部门的事项是否经过协调并取得一致意见;

5、所提措施和办法是否切实可行;

6、文种使用、公文格式是否准确规范。

文稿如需作较大修改,应当与原起草部门协商或请其修改。不符合起草文稿基本要求的,可退回文稿起草部门。

(三)公文的签发

1、以本部门名义制发的文件、报告、请示等重要的或者涉及全局性的公文,由院主要领导签发;其他以部门名义制发的公文,由分管院领导签发。

2、以办公室名义发文,属院领导同志指示办理的,由办公室主任审阅后报分管该项工作的院领导签发;或者经分管该项工作的院领导同意后,由办公室主任签发。

3、各种会议纪要,由办公室主任或分管院领导审阅后,报主持会议的院领导签发。

4、审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应签署明确意见,写上姓名和审批日期,其他审批人圈阅,视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

5、各部门就主管工作的发文,由该部门负责人签发;重要文件,由该部门负责人审核后,报分管院领导审批签发。

6、办理公文涉及其他单位需要会签的,由承办部门按上述有关规定审核、会签。

(四)公文的核发

以学院名义印发的公文正式印刷前,办公室应当对公文的审批、签发手续、文种、附件材料、格式等进行复核,确定发文字号、分送单位和印制份数。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

(五)公文的印刷

应当做到准确、及时、规范、安全、保密。绝密公文应当由专人打字、印刷。

(六)公文的分发

应当由主办部门分送。

第十八条 公文处理过程中,应当使用学院统一印制的发文纸、呈批纸、呈阅纸、电话记录纸、信笺纸等。应使用蓝黑、碳素墨水书写。需要送请院领导阅传的传真件,应当复印后办理。

第十九条 有密级的公文或工作内部资料应当通过机要通信传递、密电传输或者计算机网络加密传输,不得密电明传、明电密电混用。

第二十条 学院公文由办公室机要员按照文件分发办法进行统一分发管理。

第二十一条 经批准复制的有密级的公文、工作内部资料和电子公文应当与正式印发的公文同样管理。

第七章 公文管理、归档和销毁

第二十二条 汇编学院密级的公文或工作内部材料,须经院领导批准或者授权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

第二十三条 绝密级公文的管理,应当严格执行以下规定:

(一)绝密级公文应当存放于专用保密柜,并由专人严格管理。

(二)按照文件规定的范围组织阅读和传达。特殊情况,需扩大阅读、传达范围,按照有关规定请示办理。

(三)非阅读、传达绝密公文范围的同志,因工作需要须阅读绝密公文,按照有关规定经请示批准,到机要部门阅读,阅读中不能抄录公文内容。

(四)禁止复制绝密公文。

第二十四条 部门合并时,全部公文应当随之合并管理。部门分立时,已经办结的公文及时整理后移交档案部门;未办结公文按业务分工,由承办部门负责继续办理、管理和归档。部门撤销时,需要归档的公文整理后按照有关规定移交档案部门,其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十五条 在公文办理完毕后,公文承办部门或个人,应按照河南检察职业学院档案管理有关规定,及时将公文的正本、签发稿及有关材料收集齐全进行整理、归档。

第二十六条 学院和其他单位联合办理的公文,原件由主办单位整理、归档,协办单位保存正式件和签发稿复制件。

第二十七条 应归档的公文和案卷,必须在办结后,次年5月底以前向档案部门移交,个人不得保存应当存档的公文。

第二十八条 销毁有密级的公文或工作内部资料,应当严格履行登记手续,经主管领导批准后,至少由二人监销,保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。

第八章 对文书工作人员的要求

第二十九条 文书工作人员应做到以下几点:

(一)要充分认识文书管理工作的重要性,必须认真负责,谨慎细致地做好公文处理工作。

(二)努力加强自身理论学习,熟悉本单位工作情况,不断积累有关学院工作情况的知识。

(三)办理公文要及时、迅速、准确,不得积压,更不得丢失。

(四)发文拟稿要通顺,不丢字,不出差错,打印整洁。

(五)应随时注意有关文件资料的收集、整理与保管工作。

(六)遵守保密制度,各种“秘密”以上文稿,都应严格按照保密规定妥善处理,不得与无关人员谈论保密公文的内容。

(七)要钻研业务,不断完善公文管理的规则和程序,随时总结工作经验,提高工作水平。

第九章 附 则

第三十条 党内公文的处理参照本规定执行。

第三十一条 本规定由学院办公室负责解释。

第三十二条 本规定自印发之日起施行。

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